一体化管理体系是系统化、结构化、程序化的管理体系，它采用PDCA循环的科学的管理模式，是以文件为支持的管理制度和管理方法的体现。国际标准化组织（ISO）在其颁布的质量、环境管理国际标准中，都强调了文件的价值和作用，指出组织建立管理体系必须文件化，并明确规定了体系文件的类别、形成文件程序的准则等。虽然，文件形成本身不是目的，但它是一项增值的活动。

    文件的价值能够沟通意图、统一行动，具有重复性和可追溯性，并提供客观证据。一体化管理体系文件是组织进行管理、策划和运作的基础性文件。是以多层次文件形式对管理体系的范围、运行准则进行充分的描述，其目的是使组织的管理手段和方法制度化、法规化，使各项管理活动有所遵循，从而提高组织的管理水平和管理效率，这无疑是一项具有动态的、高增值的活动，也是建立一体化管理体系的目的所在。

    基于上述，文件的作用是：
    1）阐明组织的宗旨、方针、目标和承诺；
    2）文件提供明晰的工作规范和运行准则；
    3）文件能提供要求已被满足的证据；
    4）文件是体系运行和评价的依据；
    5）使员工了解其职责和工作重要性；
    6）提供培训的教材；
    7）提供查询相关文件的途径；
    8）向相关方证明组织的能力。

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